KATA
PENGANTAR
Marilah
kita panjatkan puji syukur ke Hadirat Allah SWT, karena hanya atas
karuniaNyalah, buku Pedoman Administrasi HIMPAUDI ini dapat diterbitkan meski
mungkin masih perlu penyempurnaan. Sesuai dengan namanya, Buku Pedoman Administrasi
HIMPAUDI, diharapkan dapat digunakan sebagai acuan dan panduan bagi para
pengurus HIMPAUDI di seluruh provinsi dan semua jenjang dari pusat sampai ke
cabang, dalam mengelola organisasi.
Penyusunan
buku ini juga diharapkan dapat menjadi sumber transformasi bagi para kader dan
dijadikan sebagai bahan estafet yang harus disampaikan oleh pengurus yang akan
meninggalkan tugas dalam kepengurusan HIMPAUDI kepada pengurus yang baru, sebagaimana
lazimnya dalam suatu organisasi. Dengan demikian kesinambungan kerja tetap
terjaga dalam tiap jenjang kepengurusan. Buku ini merupakan salah satu buku
inventaris yang wajib dimiliki oleh setiap kantor sekretariat HIMPAUDI.
Sudah
barang tentu, buku ini masih jauh dari sempurna, oleh karenanya saran dan
masukan sangat kami harapkan dari para pengurus baik dari tingkat wilayah
maupun daerah. Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada Pengurus Wilayah, yang
telah menyampaikan sumbangsaran, gagasan dan prakarsa untuk segera diterbitkannya
buku ini.
Tak
ada gading yang tak retak. Sebagai manusia biasa, tentu kami tak luput dari
kekurangan dan kekhilafan, terlebih karena keterbatasan kami. Untuk itu kami
mohon maaf, semoga di masa datang segalanya akan menjadi lebih baik. Semoga
buku sederhana ini bermanfaat bagi kita semua.
Jakarta,
1 Juli 2011
PENGURUS
PUSAT HIMPAUDI
PEDOMAN
ADMINISTRASI
HIMPUNAN
PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN ANAK
USIA
DINI INDONESIA
(HIMPAUDI)
A.
PENDAHULUAN
Peningkatan
mutu organisasi bagi para pengurus HIMPAUDI di berbagai jenjang kepengurusan di
era teknologi ini mutlak dilaksanakan. Walaupun usia HIMPAUDI masih relative muda,
namun kondisi dan situasi, menuntut adanya peningkatan kualitas tersebut,
termasuk saran dan masukan dari berbagai daerah, yang sangat membutuhkan
pembinaan organisasi dari pusat.
Menyadari
akan pentingnya fungsi administrasi sebagai sarana berputarnya roda organisasi,
PP HIMPAUDI memandang perlu menyusun suatu pedoman administrasi yang perupakan aturan
dan tata cara tertulis bagi seluruh kegiatan organisasi, dengan harapan kiranya
dapat digunakan sebagai rambu dan acuan untuk penyelenggaraan administrasi baik
di tingkat pusat maupun daerah, sehingga dapat memudahkan koordinasi dan sinkronisasi
serta melengkapi tata kerja yang sudah ada.
B.
PENGERTIAN
Administrasi HIMPAUDI merupakan kegiatan tata
cara tulis-menulis dalam lingkungan organisasi HIMPAUDI yang dilakukan secara
teratur dan terarah untuk mencapai tujuan organisasi. Dengan adanya pengelolaan
administrasi yang tertib dan teliti, diharapkan dapat tercipta organisasi yang
baik, berkualitas, dan akuntabel.
C.
RUANG
LINGKUP
Administrasi Himpaudi meliputi:
I. Perkantoran
II. Tulisan-tulisan
organisasi
III. Surat-menyurat
organisasi
I.
Perkantoran
Untuk
menyelenggarakan administrasi organisasi dengan efektif diperlukan suatu tempat
tertentu, sebagai pusat pengurusan segala sesuatu yang berhubungan dengan
organisasi. Tempat penyelenggaraan organisasi dinamakan sekretariat organisasi.
1. Gedung
Sekretariat
Gedung/ruang
sekretariat wajib ada di setiap jenjang kepengurusan, disesuaikan dengan
tingkatannya, mempunyai dokumen sebagai berikut:
a. Sertifikat
tanah
b. lzin
Mendirikan Bangunan/menggunakan gedung/ruangan
2. Perlengkapan
Administrasi Sekretariat
a. Papan
nama sekertariat
b. Buku
AD/ART
c. Bendera
Merah Putih dan Panji, Vandel dan Lencana
d. Susunan
Pengurus Himpaudi setempat/struktur organisasi
e. Garis
besar pembagian tugas dan tanggung jawab
f. Statistik
anggota setingkat dibawahnya, dilengkapi dengan nama pengurus, jumlah anggota
setingkat di bawahnya
g. Alamat
sekretariat Pengurus Himpaudi setingkat di bawahnya
h. Program
Kerja (time schedule)
i. Stempel
3. Alat
Perkantoran
a. Lemari
penyimpanan arsip
b. Meja
tulis dan kursinya
c. Telp./Fax/E-mail
d. Komputer
4. Tenaga
a. Tenaga
Administrasi
b. Bagian
lnformasi
c. Penjaga
Kantor
II.
Tulisan-tulisan
Organisasi
Tulisan-tulisan
organisasi adalah semua tulisan yang bersifat resmi yang dibuat oleh anggota
pengurus yang berwenang di lingkungan organisasi HlMPAUDl. Berdasarkan bentuk
dan sifat aslinya, maka tulisan yang dipergunakan dalam lingkungan organisasi
dapat digolongkan sebagai berikut:
1. Yang
bersifat mengatur, seperti:
a. Surat
Keputusan
b. Surat
Mandat
c. Surat
Tugas
d. Surat
Keterangan
2. Yang
bersifat naskah
Surat
1. Penjelasan
Tulisan Organisasi yang Bersifat Mengatur
a. Surat
Keputusan
Surat
Keputusan (SK) antara lain dikeluarkan untuk:
- Pelantikan
Pengurus yang setingkat kepengurusan di bawahnya, pada periode yang sedang berjalan.
- Pengangkatan
Pengurus, dan Kepanitiaan.
- Pengesahan
berlaku/tidaknya suatu tulisan organisasi.
Pembuatan
penandatanganan Surat Keputusan adalah:
- Pengurus
Pusat HIMPAUDI oleh Ketua Umum dan Sekretaris Umum PP
- Pengurus
Provinsi oleh Ketua dan Sekretaris PW
- Pengurus
Kabupaten/Kota Ketua dan Sekretaris PD
- Pengurus
Kecamatan oleh Ketua dan Sekretaris PC
Pemberian
nomor dilakukan dengan sistem nomor urut yang dimulai pada tanggal 1 Januari
dan berakhir tanggal 31 Desember setiap tahunnya, sejak berlakunya periode kepengurusan.
Pemberian nomor Surat Keputusan secara lengkap memuat hal-hal:
- Kode
singkat Surat Keputusan: SK
- Kode
singkat Pengurus yang mengeluarkan: PP, PW, PD, PC
- Kode
Bulan, dengan angka Romawi: I, ll, lll, dst.
- Angka
tahun: 2011, dst.
Catatan:
kode-kode
dipisahkan oleh tanda garis miring (/ ).
Contoh:
Surat
Keputusan yang dikeluarkan oleh PP HIMPAUDI pada bulan Juni 201l nomor 99,
penulisan pada Nomor, adalah:
Nomor
: 099/SK/PP HIMPAUDI/VI/2011
Bentuk
suatu Surat Keputusan terdiri dari 5 bagian:
- Kepala
- Konsideran
- Diktum
- Penutup
- Distribusi
Konsideran
Surat Keputusan pada umumnya terdiri atas:
Menimbang.....
(diuraikan mengenai pertimbangan/kepentingan/alasan sehingga dikeluarkannya SK)
Mengingat
...... (dicantumkan dasar yang ada hubungannya dengan wewenang dan materi
pembuatan SK.
Susunan
diktum diawali dengan kata: MEMUTUSKAN dan selanjutnya diuraikan mengenai isi
diktum. Apabila isi dictum itu menurut apa yang perlu dilampirkan, maka dibuat
pada halaman terakhir. Bentuk SK lihat lampiran.
b. Surat
Mandat
Surat Mandat dikeluarkan antara lain:
- Untuk
menyatakan maksud Ketua Umum/Ketua yang memberikan mandat kepada anggota
pengurus untuk mengikuti suatu forum pertemuan organisasi yang bersifat nasional,
internasional, maupun daerah.
- Surat
Mandat berlaku sementara, selama mandat yang termuat di dalamnya dilaksanakan.
- Yang
diberi mandat diwajibkan melaporkan hasil pertemuan pada ad.1: kepada pemberi mandate
dan atau rapat anggota pengurus setempat.
Yang
berwenang membuat/mengeluarkan dan menanda tangani Surat Mandat adalah Ketua Umum/Ketua
dan Sekretaris Umum/Sekretaris HIMPAUDI di semua tingkat kepengurusan.
Cara
pemberian nomor Surat Mandat sama dengan Surat Keputusan, hanya kode/singkatan
SK diganti dengan SM.
Contoh
: 097/SM/PP HIMPAUDI/VI/2011.
Bentuk
Surat Mandat terdiri dari:
- Kepala
- Konsideran
- Isi
- Penutup
Konsideran
Surat Mandat pada umumnya dicantumkan:
DASAR
:………… (diuraikan alasan/tujuan dikeluarkan Surat Mandat)
Bentuk
Surat Mandat lihat lampiran (2)
c. Surat
Tugas
- Surat
Tugas adalah surat pernyataan kehendak Ketua Umum/Ketua yang akan mempunyai
akibat pertanggung jawaban administrasi, yang dituangkan dalam suatu tulisan organisasi
dengan bentuk Surat Tugas.
- Surat
Tugas berlaku sementara, selama tugas yang termuat di dalamnya dilaksanakan.
- Selesai
melaksanakan tugas, yang diberi tugas diharuskan melaporkan hasilnya kepada
pemberi tugas dan atau rapat pengurus yang bersangkutan.
Hal-hal
lain sama dengan surat mandat, hanya kode/singkatan pada cara pemberian nomor
diganti dengan ST.
d. Surat
Keterangan
- Surat
Keterangan adalah surat resmi yang menerangkan identitas seseorang dalam
organisasi yang dapat dipergunakan untuk suatu keperluan tertentu.
- Surat
Keterangan tidak berlaku lagi jika keperluan yang disebutkan dalam Surat
Keterangan sudah dilaksanakan atau jika ada perubahan identitas yang
diterangkan.
Hal-hal
lain sama dengan Surat Mandat, hanya kode/singkatan pada cara pemberian nomor
adalah KTR.
2. Penjelasan
Tulisan Organisasi yang Bersifat
Naskah/Surat
- Surat
Surat
adalah suatu alat penyampaian berita tertulis kepada pihak lain baik intern
maupun ekstern Organsasi.
·
Pemberian Nomor surat keluar pada garis besarnya
disusun sebagai berikut:
a. Nomor
Urut surat keluar
b. Kode
klasifikasi permasalahan:
- Org.
= masalah-masalah keorganisasian
- Pend.
= masalah-masalah pendidikan
- Keu.
= masalah-masalah keuangan
c. Singkatan
kode tingkat kepengurusan
d. Angka
bulan dengan Romawi
e. Angka
Tahun
Contoh:
Nomor: 022/Org/PP HIMPAUDI/VI/2011
·
Susunan surat
a. Kepala
surat
b. lsi
surat
c. Penutup
surat
·
lsi surat mempunyai syarat pokok:
a. Teliti
dan rapi
b. Terang
- jelas
c. Singkat
dan menyakinkan (tidak meragukan)
III.
Surat
Menyurat Organisasi
Surat menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita baik
yang masuk maupun yang keluar.
1. Surat
Keluar
- Surat
Keluar ialah semua naskah tulisan organisasi yang dikirimkan ke pihak lain.
Surat Keluar memenuhi peryaratan sebagai berikut:
a. Kertas
berlogo Himpaudi lengkap dengan alamat, No. Telp/ Faks/ E-mail
b. Nomor,
kode surat, dan perihal.
c. Surat
ditandatangani Ketua Umum dan Sekum sesuai dengan jenjang kepengurusannya
d. Surat
dibubuhi stempel.
- Konsep
Surat
a. Konsep
surat disiapkan oleh Sekretaris
b. Diajukan
kepada Ketua Umum/Ketua untuk diteliti isi redaksi, penggunaan tata bahasa
serta bentuknya.
c. Konsep
yang sudah mendapat persetujuan diselesaikan oleh Sekretaris.
2. Surat
Masuk
- Surat
masuk adalah semua jenis tulisan organisasi atau berita yang diterima dari
pihak lain.
- Penerimaan
surat masuk dipusatkan di Sekretariat.
- Kegiatan
Penerimaan:
a. Penyaringan
Surat Masuk berdasarkan klasifikasi.
b. Sampul
segera dibuka, digandakan kemudian disampaikan kepada Ketua Umum/Ketua
c. Setelah
Ketua Umum/Ketua membubuhkan desposisi, surat dikembalikan kepada Sekretaris
untuk diproses.
d. Surat-surat
yang sudah selesai diproses, perlu disimpan sebagai arsip.
3. Arsip
yaitu penyimpanan surat-surat masuk dan keluar yang diatur ditata, atau
dikelola dengan baik untuk memudahkan saat diperlukan, sbb:
a. Klasifikasikan
surat masuk berdasarkan jenis surat
b. Klasifikasikan
surat masuk berdasarkan jenjang kepengurusan
c. Surat
masuk diberi kode
d. Mengatur
penyimpanan arsip
e. Pemeliharaan
arsip
f. Penilaian
dan penghapusan arsip (setelah 5 tahun)
4. Administrasi
dalam persuratan:
- Buku
ekspedisi (keluar-masuk)
- Agenda
surat keluar dan surat masuk
- Lembar
disposisi
5. Contoh-contoh
tercantum dalam lampiran.
D.
SEKRETARIS
DAN TUGASNYA
Sekretaris adalah orang yang menangani
secara menyeluruh bidang administrasi suatu organisasi. Oleh karena itu selalu
erat hubungannya baik dengan Ketua maupun dengan anggota pimpinan lainnya.
·
TUGASNYA:
1. Menangani
semua surat-menyurat organisasi.
2. Memelihara
dokumentasi
3. Menyiapkan
segala keperluan rapat (ruangan rapat, daftar hadir, bahan pembicaraan, dan
lain-lain)
4. Mencatat
pembicaraan dalam rapat.
5. Membuat
rumusan pendek, ikhtisar dari pidato-pidato atau pembicaraan yang dianggap
penting.
6. Mengirimkan
notulen kepada semua anggota pengurus, terutama kepada mereka yang tidak hadir
dalam rapat, agar mereka dapat mengetahui keputusan-keputusan rapat.
Sesuai
dengan besar kecilnya ruang lingkup pekerjaan, dapat diadakan lebih dari satu
Sekretaris dengan pembagian tugas yang jelas antara orang-orang tersebut.
·
SEKRETARIS
ORGANISASI
Sekretaris
organisasi HIMPAUDI dan Sekretaris organisasi pada umumnya bertindak tidak saja
melayani pimpinannya, melainkan juga ikut mengatur hal-hal yang menyangkut organisasi
dan managemen. la harus paham mengenai sifat-sifat urusannya, sehingga seorang
Sekretaris organisasi mampu:
1. Merencanakan
apa yang harus dikerjakan
2. Menyusun
Struktur dan tata cara organisasi
3. Memimpin
organisasi Sekretariat dengan baik.
Seorang
Sekretaris organisasi seyogyanya memenuhi persyaratan sebagai berikut:
1. Mempunyai
pengetahuan umum yang luas
2. Mempunyai
pengetahuan yang baik tentang bahasa lndonesia
3. Memahami
kehendak dan gaya bahasa pimpinannya
4. Memiliki
keterampilan surat-menyurat
5. Memiliki
syarat kepribadian seorang pemimpin
6. Loyal,
tekun, teliti, rapi, dan bertanggung jawab
Lampiran
(1)
SURAT
KEPUTUSAN
No.
..../SK/PW HIMPAUDI.. ..... /…/…..
Tentang
………………………………………………..
………………………………………………………
MENIMBANG:
1. ……………………………………………………………..
2.
………………………………………………………………
3.
………………………………………………………………
MENGINGAT:
1. ……………………………………………………………….
2.
……………………………………………………………….
3.
………………………………………………………………
MEMUTUSKAN
MENETAPKAN :
PERTAMA : ………………………………………………………………..
KEDUA :
…………………………………………………………………
KETIGA : Bila ternyata dikemudian
hari ada kekeliruan dalam keputusan ini,
akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya
KEEMPAT
: Keputusan ini berlaku
sejak ditetapkan.
Ditetapkan
di : .............,.,......,...,....,........
Pada
tanggal : ........................................
PENGURUS
WILAYAH HIMPAUDI
Ketua Sekretaris
(.,.,...,......,.,.,,..,.,........,.,..,
) (.,.,...,......,.,.,,..,.,........,.,..,
)
Lampiran
(2)
SURAT
MANDAT
No.
..../SM/PW HIMPAUDI.. ..... /…/…..
DASAR : 1. ………………………………………………………………..
2. ………………………………………………………………..
MEMBERIKAN MANDAT
PERTAMA : KEPADA
NAMA : ……………………………………………….
JABATAN : ……………………………………………….
NIA : ………………………………………………..
UNTUK :
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
KEDUA :
SURAT MANDAT INI BERLAKU SEJAK TANGGAL DIKELUARKAN
DAN SETELAH SELESAI AGAR
MEMBERI LAPORAN KEPADA
KETUA.
DIKELUARKAN
DI : ………………………………
PADA
TANGGAL : ……………………………….
PENGURUS
WILAYAH HIMPAUDI
Ketua Sekretaris
(.,.,...,......,.,.,,..,.,........,.,..,
) (.,.,...,......,.,.,,..,.,........,.,..,
)
Lampiran
(3)
SURAT
TUGAS
No.
..../ST/PW HIMPAUDI.. ..... /…/…..
DASAR : 1. ………………………………………………………………..
2. ………………………………………………………………..
MENUGASKAN
PERTAMA : KEPADA
NAMA : ……………………………………………….
JABATAN : ……………………………………………….
NIA : ………………………………………………..
UNTUK :
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………
KEDUA :
SURAT TUGAS INI MULAI BERLAKU PADA TANGGAL DIKELUARKAN
DAN SETELAH TUGAS
SELESAI AGAR MEMBERI LAPORAN KEPADA
KETUA.
DIKELUARKAN
DI : ………………………………
PADA
TANGGAL : ……………………………….
PENGURUS
WILAYAH HIMPAUDI
Ketua Sekretaris
(.,.,...,......,.,.,,..,.,........,.,..,
) (.,.,...,......,.,.,,..,.,........,.,..,
)
Lampiran
(4)
SURAT
KETERANGAN
No.
..../KTR/PW HIMPAUDI.. ..... /…/…..
YANG
BERTANDA TANGAN DI BAWAH INI:
NAMA : ……………………………………………….
JABATAN : ……………………………………………….
NIA : ………………………………………………..
MENERANGKAN BAHWA:
NAMA : ……………………………………………….
JABATAN : ……………………………………………….
NIA : ………………………………………………..
ADALAH :
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………..
SURAT KETERANGAN INI DIBERIKAN KEPADA YANG
BERSANGKUTAN AGAR DAPAT DIPERGUNAKAN SEPERLUNYA.
DIKELUARKAN
DI : ………………………………
PADA TANGGAL : ……………………………….
PENGURUS
WILAYAH HIMPAUDI
Ketua Sekretaris
(.,.,...,......,.,.,,..,.,........,.,..,
) (.,.,...,......,.,.,,..,.,........,.,..,
)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar